Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho người lao động: thanh tra hỏi gì?

Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho người lao động nên được chuẩn bị sẵn thành bảy nhóm giấy tờ trước khi đoàn thanh tra, kiểm tra hỏi: thông báo lịch khám, danh sách đã khám và chưa khám, hợp đồng với cơ sở khám, hóa đơn và chứng từ thanh toán, giấy khám từng người (từ 01/07/2026 theo mẫu Thông tư 25/2026/TT-BYT), báo cáo tổng kết đợt khám và hồ sơ quản lý sức khỏe.

Mức phạt khi không tổ chức khám định kỳ tính theo từng người lao động: với doanh nghiệp là 2–6 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng, kèm buộc tổ chức khám (khoản 2 và điểm a khoản 11 Điều 33, Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP). Vì vậy, mỗi người lao động không có giấy khám trong hồ sơ đều là một chỗ khó giải trình.

Đoàn kiểm tra cần thấy ba điều

Bộ hồ sơ trả lời ba câu hỏi bám theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015:

1. Khám đủ người, đúng chu kỳ: ít nhất 1 lần mỗi năm; người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi ít nhất 6 tháng một lần (khoản 1).
2. Khám đúng nơi: tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo đảm điều kiện chuyên môn kỹ thuật (khoản 4).
3. Khám đúng nội dung: lao động nữ được khám chuyên khoa phụ sản, người tiếp xúc yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp (khoản 2); cơ sở khám phải khám đủ nội dung theo mẫu (khoản 6 Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT, sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT).

Chi phí khám do doanh nghiệp chi trả (khoản 6), nên chứng từ thanh toán cũng thuộc bộ hồ sơ.

Checklist hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho người lao động

Với khám tập thể theo hợp đồng, kết quả trả theo thỏa thuận (khoản 3 Điều 38 Thông tư 32/2023/TT-BYT), nên hợp đồng cần ghi rõ thời hạn bàn giao. Nhân viên nào tự đi khám rồi được công ty hoàn tiền thì lưu giấy khám cùng chứng từ hoàn tiền. Nếu bị xử phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc thanh toán chi phí khám cho người lao động đã tự đi khám (điểm a khoản 11 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Giấy khám theo mẫu Thông tư 25/2026: soát gì trước khi cất

Từ 01/07/2026, người từ đủ 18 tuổi dùng Mẫu 03 “Giấy khám sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ dùng cho người từ đủ 18 tuổi trở lên”, chung cho khám đi làm và khám định kỳ. Đợt khám đã xong trước ngày này thì giấy được cấp theo quy định cũ của Thông tư 32/2023/TT-BYT (Điều 5 Thông tư 25/2026/TT-BYT); cứ lưu đúng giấy đã cấp. Khi nhận giấy theo mẫu mới, nhân sự soát nhanh:

• Đủ tiền sử và khám thể lực: chiều cao, cân nặng, chỉ số khối cơ thể, mạch, huyết áp.
• Đủ chuyên khoa theo mẫu: nội, ngoại, da liễu, mắt, tai mũi họng, răng hàm mặt; lao động nữ có phần sản phụ khoa.
• Có kết quả cận lâm sàng như hợp đồng (với khám định kỳ, cận lâm sàng làm khi bác sĩ chỉ định).
• Có kết luận và phân loại sức khỏe của bác sĩ.

Khám theo yêu cầu chỉ kết luận từng chuyên khoa, không phân loại sức khỏe (khoản 7 Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT, sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT). Vì vậy hợp đồng cần ghi rõ là khám sức khỏe định kỳ theo Mẫu 03.

Hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động: gồm gì, ai giữ, giữ bao lâu

Theo Điều 3 Thông tư 19/2016/TT-BYT, hồ sơ có hai phần:

• Hồ sơ sức khỏe cá nhân: giấy chứng nhận sức khỏe khi tuyển dụng, hoặc phiếu khám trước khi bố trí làm việc với người tiếp xúc yếu tố có hại, làm nghề nặng nhọc, độc hại; sổ khám sức khỏe định kỳ hoặc sổ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp; hồ sơ bệnh nghề nghiệp, giấy ra viện, giấy nghỉ ốm (nếu có).
• Hồ sơ quản lý tình hình sức khỏe và bệnh tật của toàn đơn vị theo mẫu Phụ lục 2, gồm 8 biểu: khám trước khi bố trí việc làm, khám định kỳ theo loại sức khỏe, bệnh tật theo quý, nghỉ ốm, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bệnh mạn tính.

Ai giữ: người sử dụng lao động lập, quản lý, bổ sung các hồ sơ này (khoản 1 Điều 14 Thông tư 19/2016/TT-BYT).

Giữ bao lâu: trong suốt thời gian người lao động làm việc tại đơn vị; trả cho người lao động khi họ chuyển công tác, thôi việc, nghỉ việc hoặc nghỉ chế độ (khoản 1 Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT, hiệu lực từ 15/02/2026). Điều khoản này không đặt số năm cố định. Hóa đơn, chứng từ thanh toán lưu theo quy định về kế toán; thời hạn cụ thể nên hỏi kế toán công ty.

Năm bước chuẩn bị trước khi đoàn kiểm tra đến

1. Đối chiếu danh sách đang làm việc với danh sách đã khám trong năm.
2. Ai chưa khám: xếp lịch bổ sung ngay, ghi lý do (mới vào làm, nghỉ dài ngày).
3. Tách nhóm làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi; kiểm tra chu kỳ khám ít nhất 6 tháng một lần.
4. Gom giấy khám vào hồ sơ cá nhân, cập nhật biểu tổng hợp của hồ sơ quản lý sức khỏe.
5. Kẹp hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản và báo cáo tổng kết vào một bìa theo năm.

Khám tại Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều

Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều (giấy phép hoạt động 04269/SYT-GPHĐ) ở 630 Nguyễn Chí Thanh, Phường Minh Phụng, TP. Hồ Chí Minh, đối diện Bệnh viện Chợ Rẫy; cổng chính và chỗ gửi xe ở 46P Thuận Kiều. Sở Y tế TP.HCM ghi nhận phòng khám đủ điều kiện khám sức khỏe.

Gói khám sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp theo Thông tư 25/2026/TT-BYT bàn giao sẵn ba món trong checklist trên: giấy chứng nhận sức khỏe theo Thông tư 25/2026/TT-BYT cho từng người, báo cáo tổng kết khám sức khỏe, hóa đơn VAT. Phòng khám cũng cập nhật thông tin khám lên VNeID.

• Giá doanh nghiệp: nam 432.000đ/người, nữ 540.000đ/người (niêm yết 480.000đ và 600.000đ).
• Gồm: khám thể lực; nội, ngoại, da liễu, mắt, răng hàm mặt, tai mũi họng; X-quang phổi thẳng; công thức máu, đường máu lúc đói, chức năng gan, thận; tổng phân tích nước tiểu. Lao động nữ thêm khám phụ khoa, khám nhũ, soi tìm vi nấm, Pap smear.
• Từ 20 người: miễn phí lấy máu và nước tiểu tại văn phòng.

Gửi số nhân viên nam, nữ qua Zalo hoặc gọi 0932 967 125 để nhận báo giá, hoặc xem chi tiết tại trang khám sức khỏe doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ phải lưu giữ bao lâu?

Suốt thời gian người lao động làm việc tại đơn vị. Khi họ chuyển công tác, thôi việc, nghỉ việc hoặc nghỉ chế độ, doanh nghiệp trả hồ sơ cho người lao động (khoản 1 Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT). Hóa đơn, chứng từ thanh toán lưu theo quy định về kế toán.

Nhân viên nghỉ việc thì công ty xử lý hồ sơ sức khỏe thế nào?

Trả hồ sơ quản lý sức khỏe, kèm hồ sơ bệnh nghề nghiệp nếu có, cho người lao động và nên lập biên bản giao nhận có chữ ký của họ. Sau khi nghỉ, người lao động tự lưu giữ hồ sơ này (khoản 4 Điều 17 Thông tư 56/2025/TT-BYT).

Làm sao chứng minh đã khám tại cơ sở đủ điều kiện?

Giữ hợp đồng ghi rõ tên cơ sở khám và số giấy phép hoạt động, kèm hóa đơn do chính cơ sở đó xuất. Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều có giấy phép hoạt động số 04269/SYT-GPHĐ và được Sở Y tế TP.HCM ghi nhận đủ điều kiện khám sức khỏe.

Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ thì doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu?

Doanh nghiệp bị phạt 2–6 triệu đồng cho mỗi người lao động không được khám, tối đa 150 triệu đồng, và bị buộc tổ chức khám; người lao động đã tự đi khám thì doanh nghiệp phải thanh toán chi phí cho họ (khoản 2, điểm a khoản 11 Điều 33 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/09/2026).

Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 (Điều 21); Thông tư 32/2023/TT-BYT (khoản 3 Điều 38), sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT (Điều 36, Điều 5, Mẫu 03); Thông tư 56/2025/TT-BYT (khoản 4 Điều 17, khoản 1 Điều 18); Thông tư 19/2016/TT-BYT (Điều 3, khoản 1 Điều 14, Phụ lục 2); Nghị định 283/2026/NĐ-CP (khoản 2, điểm a khoản 11 Điều 33; Điều 7).