Quy trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên: 7 bước

Quy trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên gồm 7 bước: lập danh sách người cần khám, xin báo giá theo số nam và nữ, gửi hồ sơ nhân viên, ký hợp đồng và chốt lịch, thông báo nội bộ, triển khai ngày khám, rồi nhận bàn giao và lưu hồ sơ. Làm đúng thứ tự này, phòng nhân sự không phải chạy lại giấy tờ, và bộ hồ sơ cuối đợt đủ để trình khi có đoàn kiểm tra.

Vì sao phải có quy trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe cho người lao động ít nhất 1 lần mỗi năm. Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động khuyết tật, chưa thành niên và người cao tuổi phải khám ít nhất 6 tháng một lần. Lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản. Chi phí do công ty chi trả.

Từ 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP áp mức phạt doanh nghiệp không tổ chức khám định kỳ là 2 đến 6 triệu đồng cho mỗi người lao động, tối đa 150 triệu đồng, kèm buộc tổ chức khám. Chi tiết xem bài không khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên bị phạt bao nhiêu.

7 bước tổ chức khám sức khỏe định kỳ: bảng tóm tắt

Bước 1 và 2: lập danh sách, xin báo giá theo số nam và nữ

Bước 1: chốt ai cần khám

Lấy danh sách người lao động đang làm việc, tách nhóm khám 1 lần mỗi năm và nhóm khám 6 tháng một lần (nếu có), đếm riêng số nam và số nữ.

Bước 2: xin báo giá

Chỉ cần gửi hai con số: bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ. Theo báo giá của phòng khám ngày 15/10/2026, gói khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp tại Thuận Kiều có giá 432.000đ cho nam và 540.000đ cho nữ (đã giảm 10% từ giá gốc 480.000đ và 600.000đ). Ví dụ đoàn 20 nam và 10 nữ: 20 x 432.000đ + 10 x 540.000đ, tổng khoảng 14,04 triệu đồng. Cách tính dự toán chi tiết hơn có ở bài chi phí khám sức khỏe định kỳ cho công ty 30 người.

Gói doanh nghiệp gồm: khám thể lực; khám nội, ngoại, da liễu, mắt, răng hàm mặt, tai mũi họng; X-quang phổi thẳng; công thức máu, đường máu lúc đói, chức năng gan, chức năng thận; tổng phân tích nước tiểu. Nhân viên nữ có thêm khám phụ khoa, khám nhũ, soi tìm vi nấm và Pap smear. Nhóm dưới 5 người thì nhắn Zalo 0932 967 125 để nhận báo giá riêng.

Bước 3: gửi hồ sơ nhân viên đủ cột theo mẫu giấy khám mới

Từ 01/07/2026, giấy khám sức khỏe cho người từ 18 tuổi trở lên dùng Mẫu 03 của Thông tư 25/2026/TT-BYT. Phần đầu mẫu có 13 mục thông tin cá nhân. Phòng khám cần danh sách trước ngày khám để in sẵn giấy và cập nhật thông tin lên VNeID, nên danh sách nên có đủ các cột sau:

• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính.
• Chức danh, nghề nghiệp.
• Số căn cước công dân, nơi cấp, ngày cấp.
• Số điện thoại.
• Nơi ở hiện tại theo 3 phần: số nhà và tên đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố.

Chỗ hay vướng: nhiều người nghĩ có số căn cước là đủ. Trên Mẫu 03, số căn cước và nơi ở hiện tại là hai mục riêng. Địa chỉ in trên thẻ là nơi thường trú, có thể khác nơi nhân viên đang ở, và thẻ cấp trước tháng 7/2025 còn tên quận, huyện cũ.

Kèm theo danh sách, kế toán gửi thông tin để soạn hợp đồng và xuất hóa đơn: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, số điện thoại kế toán và thời gian dự kiến khám. Phòng khám có file mẫu danh sách, bạn nhắn Zalo 0932 967 125 để nhận.

Bước 4 và 5: ký hợp đồng, đặt cọc, thông báo nội bộ

Bước 4: chốt ngày giờ và ký hợp đồng

Ngày giờ khám được chốt và ghi thẳng vào hợp đồng. Thuận Kiều dùng mẫu hợp đồng của phòng khám, do Giám đốc ký. Sau khi ký, công ty đặt cọc 50%. Tiền cọc và phần còn lại đều chuyển khoản vào tài khoản công ty của phòng khám.

Chuyển khoản cũng là điều kiện để khoản chi được trừ thuế: theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi cần có đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 5 triệu đồng trở lên. Khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động cho phép hạch toán chi phí khám sức khỏe người lao động vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cách hạch toán cụ thể, công ty nên trao đổi với kế toán hoặc cơ quan thuế.

Bước 5: thông báo cho nhân viên

Gửi sớm để các bộ phận sắp ca. Mẫu ngắn dùng được ngay (hỏi phòng khám cách chuẩn bị trước buổi lấy máu rồi ghi vào):

THÔNG BÁO KHÁM SỨC KHỎE ĐỊNH KỲ NĂM 2026. Công ty tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho toàn thể nhân viên vào ngày …/…/2026, tại …. Chi phí do công ty chi trả. Anh chị mang theo căn cước công dân, đơn thuốc đang dùng (nếu có) và làm theo hướng dẫn chuẩn bị của phòng khám trước buổi lấy máu. Ai vướng lịch báo phòng nhân sự trước ngày …/… để xếp lượt khác.

Bước 6: ngày khám diễn ra thế nào

Cách tổ chức phụ thuộc quy mô đoàn, theo quy trình Giám đốc phòng khám đã xác nhận:

Phần khám tại phòng khám nên chia lượt nhỏ theo bộ phận để công việc không gián đoạn. Cổng chính và chỗ gửi xe ở 46P Thuận Kiều.

Bước 7: nhận bàn giao và lưu hồ sơ

Cuối đợt, Thuận Kiều bàn giao theo 6 việc:

1. Giấy chứng nhận sức khỏe theo Thông tư 25/2026/TT-BYT, bản giấy.
2. Sổ báo cáo tổng kết khám sức khỏe của cả đoàn.
3. Cập nhật thông tin khám sức khỏe lên VNeID.
4. Ký biên bản thanh lý hợp đồng.
5. Xuất hóa đơn VAT.
6. Công ty chuyển khoản phần còn lại, kết thúc hợp đồng.

Sau đó, công ty cất hồ sơ. Khoản 1 Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT yêu cầu người sử dụng lao động lập, quản lý hồ sơ sức khỏe và lưu giữ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại đơn vị, trả lại cho người lao động khi họ nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Nên cất chung một bìa: hợp đồng, biên bản thanh lý, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản, báo cáo tổng kết.

Khám tại Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều

Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều ở 630 Nguyễn Chí Thanh, Phường Minh Phụng, TP. Hồ Chí Minh, đối diện Bệnh viện Chợ Rẫy, giấy phép hoạt động số 04269/SYT-GPHĐ.

• Giá doanh nghiệp: nam 432.000đ, nữ 540.000đ (theo báo giá của phòng khám ngày 15/10/2026).
• Ưu đãi: miễn phí lấy máu, nước tiểu tại văn phòng từ 20 người; người nhà nhân viên khám cùng đợt được áp giá gói; công ty được giảm 20% các dịch vụ hiện có tại phòng khám trong 1 năm.
• Bàn giao: giấy chứng nhận sức khỏe theo Thông tư 25/2026/TT-BYT, báo cáo tổng kết, hóa đơn VAT, cập nhật VNeID.
• Nhận báo giá: gọi hoặc nhắn Zalo 0932 967 125, chỉ cần số nam và số nữ.

Xem danh mục gói và gửi yêu cầu báo giá tại trang khám sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Công ty bao nhiêu người thì phòng khám lấy máu tại văn phòng?

Theo báo giá của phòng khám ngày 15/10/2026, Thuận Kiều miễn phí lấy máu và nước tiểu tại văn phòng, cơ quan cho đoàn từ 20 người trở lên. Đoàn ít hơn 20 người thì trao đổi cách tổ chức khi chốt lịch qua 0932 967 125.

Ký hợp đồng khám sức khỏe định kỳ có phải đặt cọc không?

Có. Theo quy trình của Thuận Kiều, sau khi ký hợp đồng, công ty đặt cọc 50% giá trị hợp đồng. Tiền cọc và phần thanh toán còn lại đều chuyển khoản vào tài khoản công ty của phòng khám, phần còn lại thanh toán khi bàn giao hồ sơ.

Lao động nữ khám định kỳ có thêm mục gì?

Khoản 2 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động yêu cầu lao động nữ được khám chuyên khoa phụ sản khi khám định kỳ. Gói doanh nghiệp của Thuận Kiều với nhân viên nữ có thêm khám phụ khoa, khám nhũ, soi tìm vi nấm và Pap smear.

Người nhà nhân viên có khám cùng đợt được không?

Được. Theo báo giá ngày 15/10/2026, người nhà nhân viên đăng ký khám cùng đợt được áp giá gói của công ty. Bạn gửi thêm tên người nhà vào danh sách khi chốt số lượng.

Bao lâu công ty phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ một lần?

Ít nhất 1 lần mỗi năm cho người lao động. Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi thì ít nhất 6 tháng một lần (khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động).

Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13, Điều 21 · Thông tư 25/2026/TT-BYT (sửa Thông tư 32/2023/TT-BYT), Mẫu 03 Phụ lục XXIV · Thông tư 56/2025/TT-BYT, khoản 1 Điều 18 · Nghị định 283/2026/NĐ-CP, khoản 2 Điều 33 và Điều 7 · Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản 1 Điều 9. Đặt báo giá tại trang khám sức khỏe doanh nghiệp của Thuận Kiều.