Nhân viên từ chối khám sức khỏe định kỳ: công ty xử lý thế nào?

Khi nhân viên từ chối khám sức khỏe định kỳ, việc đầu tiên công ty cần làm là chứng minh mình đã tổ chức khám: có thông báo lịch, có danh sách mời, có ghi nhận người vắng. Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt hành vi “không tổ chức khám”, còn luật không có mức phạt hành chính cho người lao động không chịu đi. Phần còn lại là thuyết phục và sắp lịch khám bù cho người vắng.

Bài này dành cho nhân sự, kế toán đang lo vài người không đi khám làm hỏng cả hồ sơ năm. Nội dung gồm: luật buộc ai làm gì, lý do nhân viên hay ngại, cách giữ bằng chứng và mẫu ghi nhận người không tham gia.

Nhân viên từ chối khám sức khỏe định kỳ: luật buộc ai làm gì

Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 đặt nghĩa vụ lên người sử dụng lao động: hằng năm phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động; nhóm làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi thì ít nhất 6 tháng một lần. Chi phí do công ty trả (khoản 6 Điều 21).

Về phía người lao động, điểm a khoản 2 Điều 6 cùng luật quy định họ có nghĩa vụ chấp hành nội quy, quy trình và biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.

Không tổ chức khám và đã tổ chức mà nhân viên không đến: khác nhau thế nào

Theo khoản 2 Điều 33 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/09/2026), doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động bị phạt từ 2 đến 6 triệu đồng cho mỗi người lao động vi phạm, tối đa 150 triệu đồng. Kèm theo là buộc tổ chức khám, và nếu người lao động đã tự đi khám thì công ty phải thanh toán chi phí khám cho họ.

Câu chữ của luật là “không tổ chức”. Công ty đã lên lịch, đã mời, đã trả tiền gói khám mà vài người không đến là một tình huống khác. Khi có kiểm tra, điều quyết định là công ty có giấy tờ chứng minh hay không. Một lời giải thích miệng “em có nhắc rồi” không thay được thông báo có ngày giờ.

Vì sao nhân viên không chịu đi khám: 4 lý do hay gặp

1. Sợ mất buổi làm, mất doanh số. Nhân viên bán hàng, công nhân theo ca ngại bỏ việc nửa ngày. Cách giảm: chọn ngày khám ít việc, hoặc lấy máu, nước tiểu ngay tại văn phòng khi đoàn đủ đông.
2. Ngại khám phụ khoa. Với lao động nữ, phần khám bằng mỏ vịt hoặc khám bằng hai tay chỉ làm khi chị em đồng ý sau khi được tư vấn (Phụ lục XXV Thông tư 32/2023/TT-BYT). Nói rõ điều này trong thông báo giúp chị em bớt lo.
3. Sợ kết quả bị công ty dùng để cho nghỉ việc. Nhân sự nên giải thích mục đích khám là để theo dõi sức khỏe và bố trí công việc phù hợp, đồng thời giới hạn người được xem kết quả trong nội bộ.
4. Nghĩ mình đã khám ở nơi khác. Có người vừa khám xin việc, khám lái xe. Nhân sự giải thích đây là đợt khám định kỳ công ty tổ chức theo Điều 21, hồ sơ cần lưu theo từng người lao động.

Giữ bằng chứng: công ty cần lưu những gì

Nên lưu một bộ giấy tờ cho mỗi đợt khám, để khi có kiểm tra là mở ra được ngay:

• Thông báo lịch khám bằng văn bản, email hoặc tin nhắn nhóm nội bộ: ngày, giờ, địa điểm, nội dung khám, người phụ trách.
• Danh sách mời khám đủ tên toàn bộ người lao động thuộc diện, đối chiếu với danh sách đã khám thực tế.
• Hợp đồng, hóa đơn với cơ sở khám, cho thấy công ty đã đặt và trả tiền cho cả đoàn.
• Phiếu ghi nhận người không tham gia có chữ ký, ghi rõ lý do.
• Lịch khám bù cho người vắng, và kết quả của đợt bù.

Mẫu phiếu ghi nhận có thể ngắn gọn như sau:

Tôi tên: … Bộ phận: … Đã được công ty thông báo lịch khám sức khỏe định kỳ ngày …/…/… tại … Tôi không tham gia đợt khám này vì lý do: … Tôi đã được thông báo lịch khám bù ngày …/…/… Ngày …/…/… Người lao động ký tên.

Phiếu này không phải biểu mẫu do luật quy định, chỉ là cách ghi nhận nội bộ. Nếu người lao động không ký, nhân sự ghi lại việc đã thông báo và người làm chứng.

Các bước xử lý khi có người vắng sau đợt khám

1. Đối chiếu danh sách mời với danh sách đã khám ngay sau buổi khám.
2. Gặp riêng từng người vắng, hỏi lý do, ghi phiếu.
3. Sắp lịch khám bù sớm, gửi thông báo mới có ngày giờ.
4. Người vẫn không đi sau khi đã được mời nhiều lần: xử lý theo nội quy lao động của công ty. Với các bước kỷ luật, nên hỏi ý kiến bộ phận pháp chế hoặc luật sư để làm đúng trình tự.
5. Lưu toàn bộ giấy tờ trên vào hồ sơ đợt khám của năm.

Mỗi người khám đều nhận giấy khám theo Mẫu 03 Phụ lục XXIV Thông tư 25/2026/TT-BYT, công ty lưu cùng hồ sơ sức khỏe của người lao động.

Khám tại Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều

Phòng khám Đa khoa Thuận Kiều ở 630 Nguyễn Chí Thanh, Phường Minh Phụng, TP. Hồ Chí Minh, đối diện Bệnh viện Chợ Rẫy, giấy phép hoạt động số 04269/SYT-GPHĐ. Gói khám định kỳ cho doanh nghiệp theo Thông tư 25/2026/TT-BYT giá 600.000đ/người, nam và nữ cùng giá (theo báo giá của phòng khám).

Để nhân viên đỡ phải nghỉ làm, đoàn từ 20 người được lấy máu, nước tiểu tại văn phòng miễn phí; từ 80 người phòng khám khám tại công ty. Người vắng ngày khám chung có thể khám bù tại phòng khám. Bàn giao gồm giấy khám sức khỏe theo mẫu mới, báo cáo tổng kết, hóa đơn VAT và cập nhật thông tin khám lên VNeID. Gửi danh sách nhân viên qua Zalo 0932 967 125 (gọi hoặc nhắn) để nhận báo giá, hoặc xem gói tại trang khám sức khỏe doanh nghiệp tại Thuận Kiều.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên không đi khám thì công ty có bị phạt không?

Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Công ty đã tổ chức, đã thông báo rõ lịch và có giấy tờ chứng minh thì ở vị thế khác hẳn công ty không tổ chức. Việc cơ quan kiểm tra đánh giá từng trường hợp ra sao do cơ quan đó quyết định, nên công ty cần lưu đủ bằng chứng.

Có phạt hành chính người lao động không chịu khám không?

Luật An toàn, vệ sinh lao động và Nghị định 283/2026/NĐ-CP không có mức phạt hành chính dành cho người lao động vì không đi khám định kỳ. Người lao động có nghĩa vụ chấp hành nội quy về an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; việc xử lý nội bộ làm theo nội quy lao động của công ty.

Nhân viên nữ chỉ ngại phần khám phụ khoa thì sao?

Phần khám bằng mỏ vịt hoặc khám bằng hai tay chỉ làm khi chị em đồng ý sau khi được tư vấn. Nhân sự nên nói rõ điều này trong thông báo, nhiều chị em sẽ yên tâm đi khám các phần còn lại.

Nhân viên vắng ngày khám chung thì khám bù thế nào?

Công ty gửi danh sách người vắng qua Zalo 0932 967 125 để phòng khám báo giá và hẹn ngày cho nhóm này. Người vắng cũng có thể tự đến phòng khám theo lịch đã hẹn, giấy khám vẫn theo mẫu mới của Thông tư 25/2026/TT-BYT.

Cần sắp đợt khám mới hoặc khám bù cho nhóm người vắng? Xem gói và đặt lịch tại trang khám sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp.

Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13, điểm a khoản 2 Điều 6, khoản 1, 6 Điều 21 · Nghị định 283/2026/NĐ-CP, khoản 2, điểm a khoản 11 Điều 33, Điều 7 · Thông tư 32/2023/TT-BYT, Phụ lục XXV · Thông tư 25/2026/TT-BYT, Mẫu 03 Phụ lục XXIV.